Neben dem Vorteil, dass die nächste Lohnerhöhung zu 100 % NETTO bei ihrem Mitarbeiter ankommt, sparen Sie sich zusätzlich noch die Sozialabgaben auf den Erhöhungsanteil. Ein doppelter Gewinn!
Dies alleine ist aber unserer Meinung nach nicht der entscheidende Vorteil, sondern dass 9 von 10 I.B.E. PRIMECARD-Nutzern Ihnen sagen können, was sie mit dem Kartenguthaben machen werden oder gemacht haben. Das ist der wesentliche Unterschied zu einer normalen Lohn- oder Gehaltserhöhung, die sich im Netto kaum bemerkbar macht und einfach untergeht.
Wir verstehen uns als innovatives Technologieunternehmen für digitale Verwaltungsprozesse. Und genau hier, in der Anwendung neuester Technologien liegt auch die Kernkompetenz unseres Unternehmens. Mit dem hohen Automatisierungsgrad zur verwaltungsoptimierten Abwicklung von steuerfreien Zuwendungen für Mitarbeiter, sind wir Innovationsführer bei Verwaltungsprozessen für Sachbezüge. Die I.B.E. PRIMECARD und I.B.E. PRIME COUPON wird komplett digital verwaltet.
Ein Vergleich unserer HR-Verwaltungsplattform mit anderen zeigt die Überlegenheit der Mitarbeiter- und Sachbezugsverwaltung durch maximale Automatisierung und höchste Digitalisierung. Keine andere Plattform kann derzeit bei einem bestehenden Dauerauftrag die automatische Leitungsunterbrechung z.B. aufgrund einer Elternzeit im System hinterlegen. Bei jeder anderen Plattform muss der Nutzer bei solchen und vielen anderen wiederkehrenden Geschäftsvorfällen selber reagieren,
die Karte inaktiv stellen und wenn der Mitarbeiter wieder arbeitet neu aktivieren. Bei uns laufen solche Vorgänge durch einen KI-Prozessschritt vollständig automatisiert ab. In unser HR-Verwaltungsterminal wurden viele zusätzliche Verwaltungsvereinfachungen zur Unternehmensentlastung eingearbeitet. Damit sinkt die Bedienzeit weiter und die zusätzliche Automatisierung von Prozessen ermöglicht eine parallele Bearbeitung aller Geschäftsvorfälle! Sämtliche Beträge auf der Rechnung und
der Ladeliste sind einem bestimmten Benefit zugeordnet. Auf Wunsch können Sie auch eine Kostenstelle hinterlegen. Bei gleichzeitiger Gewährung verschiedener Zuwendungen, die zu unterschiedlichen steuerfreien Lohnarten führen, generiert das System auf Knopfdruck, z.B. zur Vorlage bei einer späteren Betriebsprüfung, sofort eine detaillierte Übersicht zur Betragshöhe und Lohnart. Nur unsere Plattform kann derzeit, neben der Kartenladung, auch das Thema Mahlzeitengestellung zur Mittagspause
vollautomatisiert abwickeln. Unsere Karte kann für die Leistungsvorgaben zusätzlich zum bestehenden Arbeitsentgelt oder anstatt einer Lohnerhöhung bis hin zur Sonderzahlung eingesetzt werden.
Die Karte wird für Mitarbeiter in der Regel als steuerfreier Lohn-/Gehaltsbestandteil zur Mitarbeitermotivation und -bindung, im Ideenmanagement, für Sonderschichtenzuschläge, freiwillige Sonderzahlungen oder als monetäre Wertschätzung für besondere Leistungen genutzt. Darüber hinaus ermöglicht die I.B.E. PRIMECARD nicht nur dem Arbeitnehmer Vorteile sondern auch dem Arbeitgeber den erheblichen finanziellen Vorteil zur Senkung der Personalkosten.
Heute müssen Unternehmen deutlich mehr bieten, um vorhandene Mitarbeiter zu motivieren und zu binden bzw. neue zu gewinnen. Aber dieses „Mehr“ ist nicht primär eine Frage des eingesetzten Kapitals sondern eher des richtigen Tools zur Erhöhung der Entgelteffizienz. Mit der I.B.E. PRIMECARD verfügen Unternehmen über ein technologisch fortschrittliches und spürbar nutzerfreundliches Tool, das den Arbeitgeber maximal dabei unterstützt, Mitarbeitern die verdiente Wertschätzung und Anerkennung zu beweisen. Die I.B.E. PRIMECARD ist mehr als nur eine andere Karte für ihre Mitarbeiter. Deshalb heißt sie auch PRIMECARD. Das PRIME steht für den von uns eingearbeiteten Zugang in eine umfangreiche Benefit-Welt, wie es bisher nur Großkonzerne ihren Mitarbeitern anbieten. Siehe hierzu Mitarbeiter Vorteile.
Die Karte kann auf Wunsch mit zwei individuellen Zeilen personalisiert werden, z.B. mit dem Vornamen und Nachnamen des Mitarbeiters. In diesem Falle sind die übermittelten Daten: Vorname, Nachname und die Personalnummer (zur Unterscheidung bei Namensgleichheit).
Lesen Sie im PDF "Datenverarbeitung und Datenschutz" mehr darüber.
Nach Bestellung und erfolgtem Zahlungseingang, geht Ihre individuelle I.B.E. PRIMECARD unverzüglich in Produktion. Das dauert ca. 10 Werktage. Nach weiteren 2-3 Werktagen erfolgt die Zustellung durch UPS (versicherter Paketversand).
Ja, das ist problemlos möglich. Hier haben wir wieder ein Alleinstellungsmerkmal für Sie in unserm HR-Verwaltungsterminal geschaffen. Mit nur einem Prozessschritt können sämtliche damit verbundenen Vorgänge bearbeiten und müssen nicht zu jeden späteren Zeitpunkt prüfen, ob die Eingaben auf der Karte eingetragen und ersichtlich sind, um erst danach die weitere Bearbeitung vornehmen zu können. Somit entfällt für Sie die bisherige Hinterlegungsprüfung im Kartenprovidersystem. Auch während der Produktionszeit (ca. 10 Werktage) können die Karten bereits beladen und mit einem Dauerauftrag hinterlegt werden.
Bis zur Höhe des Guthabens auf der I.B.E. PRIMECARD können Ihre Mitarbeiter Einkäufe tätigen und bezahlen. Bei Käufen, die das Kartenguthaben überschreiten, besteht in den meisten Geschäften die Möglichkeit der Zuzahlung in bar oder per EC-Karte. Eine Zahlung im Internet ist aus steuerrechtlichen Gründen nicht möglich.
Beim regionalen Setup wird für jede einzelne Karte eine Postleitzahl beim Arbeitnehmer abgefragt. Die Sachbezugskarte ist im Regionalen Setup auf den Bezirk und die jeweils angrenzenden 2er PLZ Bezirke in Deutschland eingestellt. Auf nachfolgender Übersichtskarte sehen Sie beispielhaft für die PLZ 60xxx, wie groß eine Region ist. Ihre Arbeitnehmer können bei allen Mastercard® Akzeptanzstellen in dieser Region bezahlen. Die gewählte Region wird nach Auswahl der PLZ im I.B.E. Benefit Portal angezeigt.
Der Arbeitgeber könnte die Auswahlmöglichkeiten für den Arbeitnehmer beschränken indem er Setups und deren Spezialisierungen vordefiniert, innerhalb dieser Vorauswahl kann der Arbeitnehmer dann entscheiden.
Beim regionalen Setup wird für jede einzelne Karte eine Postleitzahl abgefragt. Mit Hilfe der angegebenen PLZ erfolgt die regionale Zuordnung zu entsprechenden PLZ-Bezirken. Die Sachbezugskarte ist im Regionalen Setup auf den Bezirk und die jeweils angrenzenden 2er PLZ Bezirke in Deutschland eingestellt. Die I.B.E. PRIMECARD ist dann immer in der gesamten ausgewählten Region einsetzbar. Die gewählte Region wird nach Auswahl der PLZ im I.B.E. Benefit Portal angezeigt.
Das Setup kann vom Arbeitnehmer jederzeit geändert werden. Hierzu muss das Guthaben auf der zu ändernden Karte aus steuerrechtlichen Gründen allerdings unter 1 Euro betragen.
Sie können z.B. im Supermarkt das Guthaben durch einen höheren Kaufbetrag aufbrauchen und den Guthaben übersteigenden Restbetrag mit EC oder in Bar bezahlen.
Die Möglichkeit der kontaktlosen Bezahlung (NFC) ist bei Auslieferung zu Ihrer Sicherheit deaktiviert. Die NFC-Aktivierung erfolgt automatisch nach einem erfolgreichen Zahlungsvorgang für den die Karte in das Kartenlesegerät eingeführt wurde. Bis zu 5 kontaktlose Zahlungen, die in Summe 150 EUR nicht überschreiten, können mit Ihrer Karte ohne PIN durchgeführt werden. Die darauf folgende Zahlung erfordert dann erneut einen erfolgreichen Zahlungsvorgang, bei dem die Karte in das Kartenlesegerät eingeführt und die korrekte PIN eingegeben wurde. Ihre persönliche PIN finden Sie hier im Guthabenportal.
Alle mit der Produktion und Ladung der I.B.E. PRIMECARD entstehenden Kosten werden von Ihnen übernommen. Für Ihre Mitarbeiter entstehen keine zusätzlichen Kosten.
Die Kartenguthaben auf der I.B.E. PRIMECARD werden von der DiPocket UAB verwahrt. Die DiPocket UAB ist ein E-Geld-Institut in der Republik Litauen und wird durch die Bank of Lithuania beaufsichtigt (Instituts-Nr. 75). Die DiPocket UAB bestätigt, dass "relevante Gelder" in gesicherten Konten bei Kreditinstituten von DiPocket, in Übereinstimmung mit den europäischen E-Geld-Verordnungen, verwahrt werden.
Wie funktioniert ein Sicherungskonto?
Das E-Geld wird auf Sicherungskonten (Safeguarding Account) bei einer unabhängigen Bank eingelagert. Das auf einem Sicherungskonto eingelagerte Guthaben zählt nicht zur Insolvenzmasse, da mit E-Geld lediglich drei Aktionen getätigt werden können:
- E-Geld Guthaben auf ein Sicherungskonto einzahlen
- E-Geld Guthaben wieder zurück an den jeweiligen Kunden überweisen
- E-Geld Guthaben für das Bezahlen mit einem Zahlungsinstrument bereitstellen
Sollte zum Beschäftigungsende beim Arbeitgeber noch ein Restguthaben auf der Karte vorhanden sein, kann dies weiterhin verbraucht werden, solange die Karte gültig ist. Nach Ablauf der Kartengültigkeit kann der alte Arbeitgeber entgegenkommend eine Folgekarte ordern. Die Kosten für die Ersatzkarte regeln der alte Arbeitgeber und der Kartenbesitzer untereinander. Die Auszahlung des Restguthabens als Bargeld ist steuerrechtlich leider nicht erlaubt.
Auf der Portal-Anmeldeseite unter www.primecard.de/my können Sie die Passwort-Zurücksetzen-Funktion nutzen. Einfach unterhalb des Login-Buttons auf "Passwort vergessen?" klicken. Damit Sie Ihr Passwort zurücksetzten können, ist es erforderlich, dass Sie vorab eine E-Mail-Adresse im Portal hinterlegt haben. Sollte dies nicht der Fall sein, senden Sie uns bitte eine E-Mail an info@primecard.de mit dem Karten-Token (ersichtlich auf der Rückseite der Karte), Ihrem Arbeitgeber und Ihrem Vor- und Nachnamen.
Bei unserer I.B.E. PRIMECARD sind die entstehenden Arbeitgeberkosten (Ladegebühr) eindeutig kein Arbeitsentgelt und führen deshalb auch nicht zur Überschreitung der monatlichen 50 € Freigrenze, weil die vom Arbeitgeber geleisteten Ladegebühren nach Auffassung der Finanzverwaltung keine Bereicherung des Arbeitnehmers darstellen.
Das BMF-Schreiben vom 13. April 2021 erläutert diesen Sachverhalt auf Seite 2, Abs. 3, folgendermaßen: Bei den vom Arbeitgeber getragenen Gebühren für die Bereitstellung (z. B. Setup-Gebühr) und Aufladung von Gutscheinen und Geldkarten handelt es sich nicht um einen zusätzlichen geldwerten Vorteil, sondern um eine notwendige Begleiterscheinung betriebsfunktionaler Zielsetzungen des Arbeitgebers und damit nicht um Arbeitslohn des Arbeitnehmers. Weitere finanzamtliche Anrufungsauskünfte bestätigen diesen Standpunkt.
Auskunft vom Finanzamt München, Januar 2017:
"Die anfallenden und vom Arbeitgeber übernommenen Gebühren und Nebenkosten sind dabei grundsätzlich nicht in die 44-Euro-Freigrenze des § 8 Abs. 2 S. 1 EStG einzubeziehen, da diese keine Bereicherung für den Arbeitnehmer darstellen und dementsprechend nicht zum Zufluss von Arbeitslohn führen."
Auskunft der Oberfinanzdirektion Frankfurt a. M., Oktober 2018:
"Trägt der Arbeitgeber die Aufladegebühren und die einmaligen Setup-Gebühren bei den Wertguthaben-Karten, führen diese Gebühren nicht zu einem zusätzlichen Geldwerten Vorteil beim Arbeitnehmer. Bei diesen Gebühren handelt es sich um eine notwendige Begleiterscheinung betriebsfunktionaler Zielsetzungen des Arbeitgebers (OFD Frankfurt a. M., Rundverfügung vom 26.10.2018, Az. S 2334 A-097-St 232)."
Grundsätzlich dürfen Sachbezüge im Allgemeinen an alle Mitarbeiter ausgegeben werden. Die Arbeitsvertragsart ist dabei nicht von Bedeutung. Somit können, zusätzlich zu Voll- oder Teilzeitbeschäftigten, auch geringfügig Beschäftigte wie z.B. Minijobber, Mitarbeiter in der Gleitzone, Auszubildende oder Werkstudenten die I.B.E. PRIMECARD nutzen. Auch Angestellte im öffentlichen Dienst haben diese Nutzungsmöglichkeit des Sachbezugs über unsere Karte, die allerdings im Arbeits-/Tarifvertrag geregelt sein sollte.
Eine Pflicht zur Ergänzung des Arbeitsvertrages zur Gewährung eines Sachbezugs z.B. über eine Kartennutzung besteht nicht. Zur Klarheit und Nachweisbarkeit der Nutzungsbedingungen empfehlen wir grundsätzlich zu allen steuerbevorteilten Zuwendungen des Arbeitsgebers an den Arbeitnehmer eine schriftliche Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag zu erstellen. Wir halten dafür das Muster einer Arbeitsvertragsergänzung bereit, das dann durch einen Rechtsanwalt an die vom Unternehmen individuell gewollte Zuwendungsgestaltung angepasst werden muss. Bei Finanzierung der Benefits durch Lohnumwandlung muss eine arbeitsvertragliche Vereinbarung geschlossen werden. Gerne erstellen wir für Sie in die individuellen arbeitsvertraglichen Vereinbarungen und übernehmen die komplette Mitarbeiterberatung. Hierzu wählen Sie einfach das Paket I.B.E. PREMIUM.
Bei unserer I.B.E. PRIMECARD sind die entstehenden Arbeitgeberkosten (Ladegebühr) eindeutig kein Arbeitsentgelt und führen deshalb auch nicht zur Überschreitung der monatlichen 50 € Freigrenze, weil die vom Arbeitgeber geleisteten Ladegebühren nach Auffassung der Finanzverwaltung keine Bereicherung des Arbeitnehmers darstellen.
Das BMF-Schreiben vom 13. April 2021 erläutert diesen Sachverhalt auf Seite 2, Abs. 3, folgendermaßen: Bei den vom Arbeitgeber getragenen Gebühren für die Bereitstellung (z. B. Setup-Gebühr) und Aufladung von Gutscheinen und Geldkarten handelt es sich nicht um einen zusätzlichen geldwerten Vorteil, sondern um eine notwendige Begleiterscheinung betriebsfunktionaler Zielsetzungen des Arbeitgebers und damit nicht um Arbeitslohn des Arbeitnehmers. Weitere finanzamtliche Anrufungsauskünfte bestätigen diesen Standpunkt.
Auskunft vom Finanzamt München, Januar 2017:
"Die anfallenden und vom Arbeitgeber übernommenen Gebühren und Nebenkosten sind dabei grundsätzlich nicht in die 44-Euro-Freigrenze des § 8 Abs. 2 S. 1 EStG einzubeziehen, da diese keine Bereicherung für den Arbeitnehmer darstellen und dementsprechend nicht zum Zufluss von Arbeitslohn führen."
Auskunft der Oberfinanzdirektion Frankfurt a. M., Oktober 2018:
"Trägt der Arbeitgeber die Aufladegebühren und die einmaligen Setup-Gebühren bei den Wertguthaben-Karten, führen diese Gebühren nicht zu einem zusätzlichen Geldwerten Vorteil beim Arbeitnehmer. Bei diesen Gebühren handelt es sich um eine notwendige Begleiterscheinung betriebsfunktionaler Zielsetzungen des Arbeitgebers (OFD Frankfurt a. M., Rundverfügung vom 26.10.2018, Az. S 2334 A-097-St 232)."
Ja. Obstkörbe, Snacks und Getränke wie z.B. Wasser oder Kaffee zur innerbetrieblichen Verköstigung von Mitarbeitern sind Genussmittel in Sachen der Richtlinie 19.6 Abs. 2 Satz 1 LStR und fallen nicht unter den 50 € steuerfreien Sachbezug des § 8 Abs. 1 Satz 3, Abs. 2 Satz 11 und Abs. 4 EstG.
Die Zeitungsüberlassung im Betrieb ist generell steuerfrei (R 19.6 Abs. 2 Satz 1 LStR) und hat keine negative Auswirkung durch Anrechnung auf die monatliche 50 € - Freigrenze von 50 €. Diese Zuwendung des Arbeitgebers ist steuerrechtlich grundsätzlich kein Arbeitslohn, weil diese Zuwendung im ganz überwiegenden eigenbetrieblichen Interesse ist und der Arbeitnehmer dadurch im steuerrechtlichen Sinne nicht bereichert wird.
Nein. Steuerfreie Zuwendungen für Betriebsveranstaltungen können parallel zu allen anderen Sachbezügen den Mitarbeitern gemäß R 19.5 LStR gewährt und mit einem Freibetrag von maximal 2 x 110 € p.a. auf die I.B.E. PRIMECARD geladen werden.
Laut R. 19.6 Abs. 1 LStR dürfen zu besonderen persönlichen Ereignissen beim Mitarbeiter Sachleistungsgeschenke als sogenannte Aufmerksamkeiten bis zu einer Freigrenze von maximal 60 € inklusive Umsatzsteuer gewährt werden. Fehlt das steuerrechtlich geforderte persönliche Ereignis bei dieser Sachzuwendung, kann sich das auf den 50 € Sachbezug anrechenbar negativ auswirken und dessen Freigrenze beeinträchtigen. Um dies zu vermeiden ist die gesamte Besteuerung des zu hohen Geschenkbetrages auch über den § 37 b EStG möglich. Wird diese alternative Besteuerungsmöglichkeit nicht genutzt ist die Zuwendung wie normaler Arbeitslohn zu versteuern, wenn die Freigrenze des schon über die Karte anderweitig verwendete 50 € Sachbezug steuerrechtlich nicht beschädigt werden soll.
In unserem HR-Verwaltungsterminal werden alle Ladebeträge detailliert nach der Lohnart erfasst und zugeordnet, in den Rechnungen ausgewiesen und im geschützten Bereich des HR-Verwaltungsterminals hinterlegt. Dies erleichtert auch die Findung von möglicherweise erforderlichen Vorlagen bei der nächsten Betriebsprüfung erheblich.
Zuletzt aktualisiert Dezember 2021
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